地方志书每20年左右编修一次。每一轮地方志书编修工作完成后,负责地方志工作的机构在编纂地方综合年鉴、搜集资料以及向社会提供咨询服务的同时,启动新一轮地方志书的续修工作。
方志,是指记述地方情况的史志。有全国性的总志和地方性的州郡府县志两类。总志如《山海经》、《大清一统志》。以省为单位的方志称“通志”,如《山西通志》,元以后著名的乡镇、寺观、山川也多有志,如《南浔志》、《灵隐寺志》。方志分门别类,取材宏富,是研究历史及历史地理的重要资料。
依照传统的说法,地方志具有“资治、教化、存史”三大功能。所谓资治是指,对于地方行政官吏来说,志书是施政必备之书,正所谓“治天下者以史为鉴,治郡国者以志为鉴”;所谓教化,是指志书不仅是“官书”,也是“百姓”生活必备之书,能够起到“扬善惩恶,表彰风化”的作用;所谓存史,是指志书具有“补史之缺、参史之错、详史之略、续史之无”的存史价值。
近代还有人把地方志的功能进一步细化为六条:一是社会制度之委曲隐微不见于正史者,往往于方志中得其梗概;二是前代人物不能登名于正史者,往往于方志中得其姓氏;三是遗文佚文散在某部者,赖方志然后能以地为纲有所统摄;四是方志多祥物产税额、物价等事实,可以窥见经济状态之变迁;五是方志多详建置兴废,可以窥见文化升降之迹;六是方志多详族姓之分合门第之隆衰,往往可与其他史实互证。
随着时代的变迁,地方志的价值也在发生着一些变化。当代学者黎锦熙在《方志今议》中认为方志作用有四:一、科学资源;二、地方年鉴;三、乡土教材;四、旅行指导。在如今看来,一部好的方志不仅具有保存地方文献、帮助政府决策的功能,而且还具有充当乡土教材、提供科研资料的重要作用。其重要性越来越明显,所以如今各地仍在组织人才编写地方志。